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Dokumentmanagement (DMS)

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Gemeinsame Laufwerke, zur zentralen Speicherung von Dateien einer Arbeitsgruppe sind extrem schwer zu Organisieren. Solche Dataiesysteme konstistent und übersichtlich zu halten ist extrem schwer. Zu tiefe Ordnerhirarchien (Ordner in Ordnern) steigern den Aufwand Dateien zu speichern oder auf sie zuzugreifen enorm und hintertreiben in kürze jede Bemühungen Dateien nach einheitlicher Logik zu speichern.
Dokumentmanagementsysteme kurz DMS, aber auch Document Accsessmanagement Systeme (DAM) lösen diese Probleme. Dateien werden z.B. über einen sogenannten WebDav-Client gespeichert. Für den Nutzer auf seinem Desktoprechner erscheint das über WebDav verbundene Laufwerk wie gewohnt als Laufwerk auf dem er die Daten speichern kann. Doch statt sich an Namenskonventionen oder an eine bestimmte Ordnerhirarchie halten zu müssen, haben Sie die Möglichkeit über ein Webinterface Ihre Dateien zu verschlagen. Über das selbe Interface ist es zudem auch möglich, per Volltextsuche, aber auch über die Verschlagwortung, über den Autor, oder das Datum nach den Dateien zu suchen. Massgeblicher Teil aller Dokumentmanagementsysteme ist eine Zurgiffsrechteverwaltung, d.h. der Adminstrator, aber auch der Autor können bestimmer welcher Nutzer auf die Dateien zugreifen darf.
Dokumentverwaltung ist eine Anforderung die an die meisten Enterprice Content Managementsysteme gestellt wird. Die meisten Contentmanagementsysteme bieten rudimentäre Funktionen zum Dokumentmanagement. Das heißt das es möglich ist die Dokumente, z.B Word-Dateien, Bilder, PDF's und Scanns auf ein zentrales Speichermedium zu laden, dort verschiedene Versionen des Dokumentes zu sichern, die Dokumente zu verschlagworten und einzelnen Nutzern Zugriffsrechte auf das Dokument zukommmen zu lassen. Um darüberhinaus reichende Möglichkeiten de Dokumentverwaltung zu realisieren bedarf es einer speziellen DMS- Software. Diese kann aber wiederum in das bestehende CMS integriert werden, um z.B. zu verhindern, dass sich die Nutzer bei 2 verschiedenen Systemen anmelden müssen, oder um zu ermöglichen, dass Dokumente in der Dokumentverwaltung direkt fürs Internet freigeben werden können.